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日当(出張時)の適正金額はあるのか

日当とは一般的に一日単位で支払われる手当のことですが、ここでは旅費日当のことを意味しています。旅費日当とは役員や従業員が勤務地を離れて業務を行う出張時に、旅費や宿泊費に含まれていない出張中の少額の諸雑費(食事代・コーヒー代、新聞代など)の支払いの補填や出張に伴う精神・肉体的疲労の慰労の意味合いで支給されるものです。

日当の支払いについては、受け取る側は非課税所得となるため、所得税・住民税・社会保険料の対象とならず、支払う側は旅費交通費として経費に算入でき消費税の課税仕入れの対象にもなりますので、双方にとって節税の効果があるといえるでしょう。ところで日当を支払うためには次のことに注意をしていかなければなりません。

○出張旅費規程の作成
旅費規程には出張の定義を明確に定め、役員を含む全社員をその対象者とする必要があります。また片道何キロなどの具体的な距離や利用する交通機関の種類、日当の限度額や計算方法、承認や精算の手続きまで明記しなければなりません。

○出張の記録
出張をした各人は、上記の旅費規程に基づき作成された旅費精算書などを提出し、承認される必要がありますが、精算書のほかに出張報告書として出張の記録を取っておくことをお勧めいたします。これには出張先や相手先、相手に会った時間、かんたんな商談内容を記載しておけば十分だと思われます。

○日当の金額の設定
非課税とされる旅費の範囲について、税法では「その旅行に通常必要とされる費用の支出に充てられると認められる範囲内の金品の額で、その使用者等の役員及び使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準により計算され、その支給額が、その支給をする使用者等と同業種、同規模の他の使用者等が一般的に支給している額に照らして相当と認められるものである」となっており、具体的な金額についての記述はありません。

ところで税務署が参考にしている日本実業出版社発行の資料のなかでは、宿泊を伴う出張の日当の平均支給額として、社長は5千円程度、取締役は4千円程度、一般社員が2千5百円程度となっています。一方実際の税務調査においては、社長の場合で1万円前後であれば否認されるケースも少ないように思いますが、これも業種や会社の規模によりますので、ひとつの目安と考えるとよいでしょう。また日当の主旨は少額の諸雑費と出張者の慰労ですので、既に諸雑費等が領収書で精算されていると、日当の部分と重複する部分も出てきてしまいます。

税務調査においては、まず実際にその出張があったかどうかを出張した者のスケジュールなどと照らし合わせ、次に移動手段や宿泊した場所が妥当かどうかの検証が行われます。次に精算されている内容について調べ、元帳等に記載されている日当の金額が出張旅費規程どおりになっているか調べます。税務調査で日当が否認されたときには、その否認された金額は経費と認められず法人の所得が増加し、役員の場合は役員賞与となって所得税・住民税が増加することになります。なおかつ課税事業者の場合は消費税が増加し、社会保険料の負担も増えることもあります。

使い方次第では出張する者にとって士気があがることもありますので、明確な出張旅費規程に基づいた旅費精算書を作成・提出してもらい、上手に活用をしていただきたいと思います。

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