カード決済時も明細が必要

少しずつは慣れてくるようであるが新しく事業を始める人にとって「会社」と「個人」の費用（経費）を区別することは難しいようである。支払う当人は同じであるのに、その用途によって事業の経費になるか個人的支出になるか異なるからだ（以前にも書いたが事業の経費とは事業を運営・維持、そして売上げを増加させるために必要な費用のことである）。

さて、支払った費用を経費として証明するにはそれをいつ、誰に、何の目的で、いくら支払ったかを提示しなくてはならない。通常は領収書またはレシートがその資料となるのだが、お店によっては精算時におつりを渡すだけところもあるので、そこは店員に依頼して必ず領収書（レシート）をもらっておいてほしい。もうひとつの難しさは現金の管理である。支出はいつ起こるかわからないので、本来は事業分の財布と個人分の財布を持ち、事業の経費の支出には前者の財布から、個人的な支出の場合は後者の財布からきちんと分けて支出すべきであるが、その辺の切り替えが実際は難しいようである。

これらの問題点を解決するためにカード決済を利用する会社も多く見られる。例えば会社の経費を支払う場合は会社名義のクレジットカードにてかならず支払うというルールを作ることにより、現金の管理の煩わしさが解消され、カード会社からも利用明細一覧が毎翌月送られてくる。

日、利用先、利用金額は記載されているが、何をどういう目的で購入したかがわからない。ガソリン代やＥＴＣ支出のように相手先だけで支払い内容がわかる場合は別として、利用明細だけでは支出した費用を税務上損金とする要件に当てはまらないことになる。だから購入時の（クレジットカード）購入明細も保存・添付しておき、具体的な支払内容を示すことが望ましい。

さてここで贈答品等（交際費）をクレジットカードで購入した場合における注意点をあげておきたい。まず購入した贈答品が決算日時点でまだ手許に残っているときである。この場合は購入日時点で経費計上していたとしても決算時に貯蔵品として資産計上しておかなければならない。また贈答品等の送り先が得意先であるとわかる場合には交際費として計上するが、送り先がカード明細のみで誰に送ったのかわからない場合、又はそれが明らかにされない場合には社長個人の私物を購入したとみなされる場合があります。この場合は役員賞与となり損金不算入（経費にならないこと）となる上、社長個人の所得税の追徴も生じることになります。

クレジットカードによる経費の決済も現金の決済と同じく購入品の内容と相手先がわかるようにきちんと証拠書類を残し適正に経理することが必要です。